За п’ять років роботи компанія «Стандарти та якість» перевірила сотні декларацій, оформлених виробниками самостійно. Більшість із них містили хоча б одну з помилок, описаних нижче. Кожна така помилка — це ризик отримати припис від Держпродспоживслужби, втратити партію товару на митниці або зіткнутися з претензіями від торговельних мереж.
1. Неправильний код УКТЗЕД
Код Української класифікації товарів зовнішньоекономічної діяльності визначає, під який технічний регламент підпадає продукція і яка процедура оцінки відповідності до неї застосовується. Помилка навіть в одній цифрі може призвести до того, що декларація посилається на хибний регламент або взагалі стає нечинною.
Як уникнути: перевіряйте код за актуальною версією УКТЗЕД на сайті Державної митної служби. Якщо продукція нова або складна за складом, зверніться до митного брокера за класифікаційним рішенням до того, як оформлювати декларацію.
2. Посилання на скасований або застарілий стандарт
Національні стандарти регулярно оновлюються. ДСТУ, який був чинним на момент першого випуску продукції, міг бути замінений або скасований. Якщо декларація посилається на недійсний стандарт, вона втрачає юридичну силу, навіть якщо сама продукція відповідає всім вимогам безпеки.
Як уникнути: перед складанням декларації перевірте статус кожного стандарту через фонд ДП «УкрНДНЦ». Зверніть увагу на дату набрання чинності замінюючого стандарту — іноді перехідний період дозволяє використовувати попередню версію.
3. Невідповідність між декларацією та технічними умовами
Декларація має чітко відповідати тій продукції, яку описують технічні умови. Якщо у ТУ вказано один склад або характеристики, а в декларації — інші, це пряма підстава для визнання документа недійсним. Проблема загострюється, коли підприємство змінює рецептуру або технологію, але забуває оновити технічні умови. У результаті декларація посилається на ТУ, які вже не описують фактичну продукцію.
Як уникнути: при будь-якій зміні складу, конструкції чи технології виробництва спочатку оновлюйте ТУ, а вже потім переоформлюйте декларацію. Розробка ТУ має передувати процедурі декларування, а не навпаки.
4. Помилки в ідентифікації продукції
Назва продукції в декларації має точно відповідати назві на етикетці, у ТУ та протоколах випробувань. Здавалося б, очевидна вимога, але на практиці розбіжності трапляються постійно: скорочення замість повної назви, торгова марка замість найменування, відсутність моделі або типорозміру. Під час сертифікації продукції цю відповідність контролює орган з оцінки, а при декларуванні — ніхто, окрім самого виробника.
Як уникнути: використовуйте єдине формулювання назви продукції у всіх документах. Створіть внутрішній реєстр найменувань та слідкуйте, щоб кожен новий документ відповідав цьому реєстру.
5. Відсутність або неповнота даних про виробника
Декларація повинна містити повне найменування виробника, його юридичну та фактичну адресу, код ЄДРПОУ. Для імпортної продукції обов’язково зазначають також дані уповноваженого представника в Україні. Пропущене поле або невірна адреса — формальне порушення, яке інспектор зафіксує в акті перевірки.
Як уникнути: звіряйте реквізити з актуальною випискою з Єдиного державного реєстру. Після будь-якої зміни юридичної адреси чи назви підприємства переоформлюйте всі чинні декларації.
6. Посилання на невірний технічний регламент
В Україні діє кілька десятків технічних регламентів, і деякі категорії продукції підпадають одразу під два або три. Наприклад, електричний обігрівач може підпадати під регламенти з низьковольтного обладнання та електромагнітної сумісності одночасно. Якщо в декларації зазначено лише один із них, документ є неповним.
Ця помилка особливо критична для виробників, які планують сертифікацію продукції для виходу на нові ринки або розширення асортименту: неповна декларація може заблокувати постачання в торговельні мережі.
Як уникнути: визначте всі технічні регламенти, що поширюються на вашу продукцію. Якщо не впевнені — зверніться до фахівців з оцінки відповідності для попереднього аналізу.
7. Відсутність підпису або печатки відповідальної особи
Декларацію підписує керівник підприємства або уповноважена особа. Без підпису документ не має юридичної сили. Печатка, хоча формально і не є обов’язковою для всіх типів суб’єктів, значно підвищує довіру до документа з боку контролюючих органів і торговельних партнерів.
Як уникнути: розробіть внутрішню процедуру підписання декларацій. Визначте коло осіб, уповноважених підписувати такі документи, та забезпечте наявність актуального наказу про це. Впровадження системи менеджменту якості ISO 9001 допомагає формалізувати такі процеси та мінімізувати людський фактор.
8. Ігнорування галузевих вимог до декларування
Різні категорії продукції мають свої особливості декларування. Для харчових товарів важливо враховувати вимоги до безпечності та маркування, які суттєво відрізняються від промислової продукції. Сертифікація харчової продукції передбачає додаткові вимоги щодо простежуваності, алергенів, термінів придатності та умов зберігання. Якщо ці параметри не враховано в декларації — вона є неповною.
Аналогічна ситуація у будівельній галузі. Сертифікація будівельної продукції регулюється окремим технічним регламентом щодо будівельних виробів, який вимагає декларації про експлуатаційні характеристики із зазначенням конкретних показників міцності, вогнестійкості та довговічності.
Як уникнути: вивчіть галузевий технічний регламент до початку оформлення. Якщо продукція нова для вас — отримайте консультацію у спеціалістів з відповідного напрямку.
9. Декларація не оновлюється після змін у виробництві
Зміна постачальника сировини, перенесення виробництва на іншу площадку, модернізація обладнання — все це може впливати на характеристики готової продукції. Якщо після таких змін декларація залишається попередньою, вона фактично описує продукцію, якої більше не існує.
Як уникнути: запровадьте внутрішній регламент перегляду декларацій. Кожна суттєва зміна у виробничому процесі має ініціювати перевірку чинних декларацій відповідності та за потреби — повторні випробування. Розробка документації за стандартом ISO 9001 якраз передбачає управління змінами як обов’язковий елемент системи якості.
Як мінімізувати ризики при декларуванні
Більшість перелічених помилок мають одну спільну причину: виробник ставиться до декларації як до формальності, яку треба «закрити» якнайшвидше. Насправді декларація відповідності — це юридичний документ із реальними наслідками. Неправильно оформлена декларація не захищає ні виробника, ні споживача.
Компанія «Стандарти та якість» рекомендує підходити до декларування системно. Почніть з аудиту наявної документації: чи актуальні технічні умови, чи дійсні протоколи випробувань, чи правильно визначено технічні регламенти. Якщо є сумніви хоча б в одному пункті — краще звернутися до фахівців до того, як декларація потрапить до контролюючих органів.
Практика показує: підприємства, які впроваджують системний контроль документації та регулярно звіряють декларації з фактичним станом виробництва, проходять перевірки без зауважень. Ті, хто відкладає ревізію «на потім», стикаються з приписами, штрафами та затримками на митниці.
Ми допомагаємо виробникам на всіх етапах: від визначення застосовних регламентів та сертифікації продукції до підготовки повного пакета документів та супроводу під час перевірок. Системний підхід до якості документації економить час, гроші та репутацію підприємства.
