Команда «Стандарти та якість» регулярно супроводжує підприємства на етапі підготовки до перевірок і бачить одні й ті самі прогалини з року в рік. У цьому матеріалі зібрано конкретний перелік того, що має бути в порядку ще до приходу інспектора, а також типові помилки, які можна усунути заздалегідь.
Що саме перевіряє Держпродспоживслужба і на якій підставі
Інспектори діють у рамках Закону «Про державний ринковий нагляд і контроль нехарчової продукції» та Закону «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів». Залежно від виду продукції перевірка може стосуватися відповідності технічним регламентам, наявності дозвільних документів, правильності маркування або дотримання санітарних норм.
Головний фокус — документальне підтвердження безпечності та якості. Інспектор має право запитати будь-який документ, що підтверджує відповідність продукції встановленим вимогам: від протоколів лабораторних випробувань до технічних умов виробництва. Важливо розуміти: перевірка — це не лише огляд виробничої площадки, а насамперед робота з документами.
Базовий пакет документів: що має бути у кожного виробника
Першим кроком підготовки є перевірка наявності та актуальності всіх обов’язкових документів. Для більшості виробників базовий пакет включає кілька ключових позицій.
Сертифікат або декларація відповідності. Залежно від категорії товару виробник повинен мати чинний документ, що підтверджує проходження процедури оцінки відповідності. Якщо ваша продукція підлягає обов’язковій сертифікації продукції, переконайтеся, що сертифікат не прострочений і охоплює саме ту номенклатуру, яку ви фактично випускаєте. Прострочений документ з точки зору інспектора дорівнює його повній відсутності.
Декларація відповідності. Для продукції, що підпадає під дію технічних регламентів, виробник самостійно складає декларацію відповідності. Частою помилкою є посилання на застарілу редакцію стандарту, відсутність підпису відповідальної особи або невідповідність опису продукції фактичній номенклатурі. Кожна з цих помилок може стати підставою для зауваження.
Технічні умови (ТУ). Якщо продукція виробляється не за національним стандартом (ДСТУ), вона має випускатися за технічними умовами. Розробка ТУ — це не формальність, а повноцінний нормативний документ, який визначає вимоги до продукції, методи контролю якості та правила маркування. Відсутність ТУ або їх невідповідність реальним характеристикам продукції — одне з найчастіших зауважень інспекторів під час перевірок.
Санітарно-епідеміологічний висновок. Для окремих категорій товарів — харчових продуктів, дитячих товарів, мийних засобів, окремих будівельних матеріалів — обов’язковим є санітарно-епідеміологічний висновок. Цей документ видається на конкретний термін, після якого потребує переоформлення. Перевірте строк дії кожного висновку окремо — вони можуть закінчуватися у різний час.
Протоколи випробувань. Кожен сертифікат чи декларація спирається на результати лабораторних досліджень. Інспектор може запитати оригінали протоколів. Вони мають бути видані акредитованою лабораторією та відповідати саме тій продукції, на яку оформлено відповідний документ. Зверніть увагу: протоколи з лабораторії без чинної акредитації НААУ не мають юридичної сили.
Галузеві особливості: додаткові вимоги залежно від продукції
Окрім базового пакета, інспектори звертають увагу на специфічні вимоги залежно від галузі виробництва. Ігнорування цих вимог — поширена причина порушень.
Для виробників продуктів харчування ключовим є дотримання принципів НАССР та наявність повного пакета документації системи безпечності. Сертифікація харчової продукції передбачає перевірку не лише самого товару, а й умов виробництва, зберігання та транспортування. Інспектор обов’язково зверне увагу на журнали контролю температурного режиму, записи про вхідний контроль сировини, документацію з простежуваності партій та процедури відкликання продукції з ринку.
Виробники електроприладів та техніки стикаються з вимогами до електробезпеки та електромагнітної сумісності. Сертифікація побутової техніки включає підтвердження відповідності технічним регламентам з низьковольтного обладнання. Переконайтеся, що маркування на виробі повністю збігається з даними у сертифікаті, а інструкція з експлуатації українською мовою відповідає чинним вимогам до змісту та оформлення.
Для виробників будівельних матеріалів діє окремий технічний регламент. Сертифікація будівельної продукції вимагає наявності декларації про експлуатаційні характеристики та відповідного маркування. Протоколи випробувань мають підтверджувати заявлені показники міцності, вогнестійкості, теплопровідності чи інших характеристик, що зазначені у декларації.
Чеклист: 10 пунктів перед перевіркою
Цей перелік допоможе систематизувати підготовку. Рекомендуємо пройтися по кожному пункту за два-три тижні до очікуваної перевірки.
- Перевірте строки дії всіх сертифікатів та декларацій відповідності. Прострочений документ — автоматичне порушення.
- Зіставте номенклатуру продукції в документах із фактичним асортиментом. Нова позиція, яку не внесено до сертифікату, випускається формально без підтвердження.
- Переконайтеся, що технічні умови зареєстровані та відповідають поточним характеристикам продукції. Якщо ви змінили склад або технологію — ТУ потребують оновлення.
- Перевірте маркування кожної товарної позиції: наявність знаку відповідності, інформації про виробника, дати виготовлення, строку придатності або гарантійного строку.
- Підготуйте оригінали протоколів випробувань і переконайтеся, що лабораторія, яка їх видала, має чинну акредитацію.
- Зберіть усі санітарно-епідеміологічні висновки в одному місці та перевірте їх актуальність.
- Перегляньте журнали вхідного контролю сировини та готової продукції — записи мають бути заповнені без прогалин.
- Перевірте наявність та актуальність інструкцій з експлуатації або застосування для кожної товарної позиції.
- Упорядкуйте папку з документацією: створіть окремі теки по кожній товарній групі з повним комплектом документів.
- Призначте відповідальну особу, яка буде супроводжувати інспектора і знає, де знаходиться кожен документ.
Типові помилки, які фіксують інспектори
За досвідом нашої практики, найчастіше виробники допускають одні й ті самі прорахунки — і це не нестача бюджету, а елементарна неуважність до деталей.
Розбіжність між документами та реальною продукцією. Підприємство розширило асортимент, додало нову модель або змінило склад, але не оновило декларацію відповідності та не внесло зміни до ТУ. Формально це означає, що частина продукції випускається без підтвердження відповідності, а це вже підстава для приписів та штрафних санкцій.
Неповне маркування. Відсутній знак відповідності технічному регламенту, не вказано позначення ТУ або стандарту, немає контактних даних виробника українською мовою. Для продукції, що потребує сертифікації, правильне маркування — така ж обов’язкова вимога, як і наявність самого сертифікату.
Хаотичне зберігання документації. Коли інспектор запитує конкретний протокол, а відповідальна особа шукає його по шафах двадцять хвилин — це не пряме порушення закону. Проте це формує негативне враження, збільшує тривалість перевірки та підвищує ймовірність того, що інспектор захоче перевірити все максимально детально.
Коли документи потрібно оновити заздалегідь
Окремо зверніть увагу на ситуації, коли документи формально ще чинні, але фактично вже потребують оновлення або доопрацювання.
Якщо технічний регламент, на який посилається ваша декларація, був оновлений — перевірте, чи відповідає ваш документ актуальній редакції. Якщо ви змінили постачальника сировини або перенесли виробництво на іншу площадку — це може бути підставою для повторних випробувань. Якщо технічні умови розроблялися кілька років тому — порівняйте їх з поточними стандартами, на які вони посилаються. Національні стандарти регулярно оновлюються, і ТУ мають відображати ці зміни.
Окремий момент стосується виробників, які працюють одночасно на внутрішній ринок та на експорт. Наявність сертифікації CE для експорту не звільняє від виконання українських вимог, і навпаки. Це два паралельних комплекти документації, кожен з яких має бути актуальним та повним.
Що робити, якщо знайшли прогалину напередодні перевірки
Якщо під час самоперевірки ви виявили, що частина документів прострочена або відсутня — не варто панікувати, але й зволікати не можна. Терміни оформлення залежать від типу документа.
Оформлення декларації відповідності за наявності актуальних протоколів випробувань займає від одного до кількох робочих днів. Отримання санітарно-епідеміологічного висновку потребує значно більше часу — від двох тижнів. Тому критично важливо проводити внутрішній аудит документації регулярно, а не за тиждень до планової перевірки.
Компанія «Стандарти та якість» допомагає виробникам провести попередній аудит документації, виявити прогалини та оперативно підготувати весь необхідний пакет документів. Якщо ви не впевнені у повноті свого пакета — зверніться до нас для консультації. Ми працюємо з усіма категоріями продукції: від харчових товарів до побутової техніки та промислового обладнання.
Підготовка до перевірки Держпродспоживслужби — це не разова акція перед приходом інспектора, а частина системного управління якістю на підприємстві. Виробник, який тримає документацію в порядку постійно, витрачає на підготовку мінімум часу та зусиль і проходить перевірку без зауважень.
